Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

SchlauStart UG (haftungsbeschränkt) i. G.
Anschrift: in Bearbeitung, Deutschland
E-Mail: schlaustart@gmail.com

Webhosting: Die Plattform wird gehostet bei Render (Render Services, Inc.). Serverstandort: Frankfurt am Main (EU), Deutschland.

Datenbank: Die Speicherung der Daten erfolgt in einer PostgreSQL-Datenbank bei Neon (Neon, Inc.). Speicherort: AWS eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland).

Datei-Speicher: Auf Pinnwänden hochgeladene Dateien (z. B. Bilder, PDFs), die Inhalte der Lautlesezeit, Anhänge aus dem Nachrichtenbereich, die Datensicherungen sowie die Abbildungen in Arbeitsblättern – einschließlich der von der Lehrkraft selbst hochgeladenen Bilder für ein Arbeitsblatt – werden bei Scaleway SAS gespeichert. Speicherort: Paris (Frankreich, EU). Es handelt sich um einen europäischen Anbieter; die Speicherung erfolgt in einem privaten, nicht öffentlich zugänglichen Speicher.

Hinweis zu den Abbildungen in Arbeitsblättern: Diese Bilder (Schaubilder aus unserer eigenen Sammlung, Wikimedia/Wikipedia oder KI-erzeugte Skizzen) enthalten keine personenbezogenen Daten und keinen Bezug zu einer Klasse oder einem Kind. Damit sie im Arbeitsblatt, im Ausdruck, im PDF und im Word-Dokument gleichermaßen erscheinen, sind sie über eine eigene Adresse mit einem 32-stelligen Zufallsnamen abrufbar – ohne Anmeldung, aber auch ohne Möglichkeit, die Adresse zu erraten. Das ist dieselbe Notwendigkeit wie beim Aufruf eines Arbeitsblatts per QR-Code durch die Klasse.

Mit den genannten Anbietern besteht jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Wenn Lehrkräfte SchlauStart im Unterricht einsetzen, können Daten von Schülerinnen und Schülern verarbeitet werden (Name oder Pseudonym, Klasse, Quiz-Ergebnis). Hierbei gilt:

• Die Schule bzw. die Lehrkraft ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Erhebung dieser Daten im Unterricht (Verantwortlicher i. S. d. DSGVO bzw. nach Schulgesetz NRW und VO-DV I).
• SchlauStart verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag der Lehrkraft/Schule (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Hierfür stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.
• Es wird empfohlen, Schüler nur mit Vornamen oder Pseudonym einzutragen (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Schülerdaten werden automatisch ein Jahr nach Anlegen gelöscht, sofern sie nicht vorher manuell entfernt werden. Am Schuljahresende kann die Lehrkraft über „Schuljahr beenden“ alle Schüler- und Ergebnisdaten löschen.
• Anmeldung am Quiz (Datenminimierung): Die Lehrkraft kann je Klasse einstellen, ob sich die Schüler:innen beim Start über eine Namensliste oder über eine vierstellige PIN anmelden. Im PIN-Modus wird die Namensliste der Klasse nicht an die Schülergeräte übermittelt; angezeigt wird lediglich der eigene Vorname zur Bestätigung. Es handelt sich um dieselbe PIN wie für die Hausaufgaben; eine gesonderte Kennung wird nicht erhoben.
• Es erfolgt keine Übermittlung von Schülerdaten an Dritte zu Werbezwecken; es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO statt.
• Schul-Schülerverzeichnis und Rolle „Schul-Admin": Schulen mit Lizenz können ein gemeinsames Schülerverzeichnis führen (ein Kind = ein Eintrag je Schule mit Name, Klasse und Anmelde-PIN). Auf Wunsch der Schule benennt SchlauStart eine von der Schule bestimmte Person (z. B. Sekretariat oder Schulleitung) als Schul-Admin. Diese Rolle sieht ausschließlich Verwaltungsdaten des Verzeichnisses ihrer eigenen Schule: Name, Klasse, PIN (standardmäßig verdeckt) sowie die Anzahl und – auf Abruf – die Namen der Lehrkräfte, bei denen ein Kind geführt wird. Keinen Zugriff hat der Schul-Admin auf Noten, Klassenbuch, Berichte, Förderdaten, Lernbot-Gespräche, Hausaufgaben-Antworten, Quiz-Ergebnisse oder Elternbrief-Inhalte; diese Sperre ist serverseitig umgesetzt. Jeder Abruf des Verzeichnisses durch den Schul-Admin wird protokolliert. Rechtsgrundlage ist die Auftragsverarbeitung für die Schule (§ 120 SchulG NRW, VO-DV I).
  Umfang der Rolle im Einzelnen: Der Schul-Admin sieht zusätzlich eine Bestandsübersicht seiner Schule (Anzahl der Kinder je Klasse, unterteilt in „bereits bei einer Lehrkraft geführt" und „noch bei niemandem"; Liste der Lehrkräfte mit der Anzahl – nicht den Namen – der von ihnen geführten Kinder) sowie diejenigen Kinder aus den Klassenlisten der Lehrkräfte, die noch nicht mit dem Verzeichnis verbunden sind (Name und Klassenbezeichnung). Er kann diese Einträge mit dem Verzeichnis verbinden; dabei werden ausschließlich Name und Klasse in das Verzeichnis übernommen und die einheitliche PIN gesetzt – vorhandene pädagogische Daten der Lehrkräfte bleiben unverändert und werden nicht übermittelt. Ferner kann der Schul-Admin Einladungscodes für Lehrkräfte der eigenen Schule erzeugen und entfernen (höchstens fünf gleichzeitig); ein Einladungscode enthält keine personenbezogenen Daten. Erzeugung, Entfernung und jede Übernahme werden protokolliert; der Auftragsverarbeiter kann anhand des Protokolls belegen, ob ein Code von der Schule oder von ihm selbst erstellt wurde.
  Angaben zu Lehrkräften – ausdrückliche Begrenzung: Der Schul-Admin sieht zu den Lehrkräften seiner Schule ausschließlich Konto-Tatsachen (Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Datum der Registrierung, Datum der letzten Anmeldung, Anzahl der geführten Verzeichnis-Kinder und Klassen) sowie den heutigen Stand der Tageskontingente (z. B. „2 von 5 Aufgaben"), damit er Rückfragen aus dem Kollegium beantworten kann. Ausdrücklich NICHT verarbeitet werden für diese Rolle: Nutzungsverläufe einzelner Lehrkräfte, Auswertungen je Person, KI-Token oder Kosten je Person, verwendete Geräte oder Browser sowie jede Form von Leistungs- oder Wirksamkeitsbewertung. Grund: Eine solche Anzeige wäre zur Überwachung von Verhalten oder Leistung Beschäftigter geeignet (§ 72 Abs. 4 Nr. 17 LPVG NRW) und ginge über den abschließenden Katalog der VO-DV II hinaus. Nutzungsumfang und geschätzte KI-Kosten werden dem Schul-Admin ausschließlich als Summe der gesamten Schule ohne jeden Personenbezug angezeigt, und dies erst ab drei Konten – bei weniger Konten wäre die Summe faktisch eine Einzelauswertung.
• Abgang: Löschung mit Export-Vorlauf (Art. 17 DSGVO): Verlässt ein Kind die Schule, meldet der Schul-Admin den Abgang mit einer Frist (Voreinstellung 30 Tage, mindestens 7, höchstens 180). Mit der Meldung werden alle Lehrkräfte, die das Kind führen, unter Angabe des genauen Löschdatums informiert und können ihre Auswertungen zuvor exportieren; sieben Tage vor dem Stichtag erfolgt eine Erinnerung. Am Stichtag werden die Lerndaten des Kindes bei allen Lehrkräften gelöscht – Quiz- und Kursergebnisse, manuelle Noten, Sterne, Reflexionen, Hausaufgaben-Einträge, Lesezeiten, Lernbot-Kindprofil – ebenso der Schülerdatensatz selbst und der Verzeichnis-Eintrag. Die Meldung ist bis zum Stichtag jederzeit widerruflich. Es wird keine Kopie und kein Archiv angelegt; die Führung der Schülerakte obliegt der Schule. Nicht betroffen sind bereits erstellte Dokumente (Förderempfehlungen, Fehlzeiten- und Verwaltungsbriefe): für sie gilt die jeweils eigene, gesondert dokumentierte Aufbewahrungsfrist mit eigener automatischer Löschung.
• Anzeige-Kürzung von Nachnamen (Datenminimierung in der Darstellung): Auf Bildschirmen, die im Unterricht regelmäßig projiziert oder Dritten gezeigt werden – Klassenbuch, Live-Board, Siegertreppchen, Sterne-Tafel –, wird der Nachname standardmäßig auf den Anfangsbuchstaben verkürzt („Aylin K."). Die Lehrkraft kann einen einzelnen Namen bei Bedarf gezielt aufdecken; die Kürzung betrifft ausschließlich die Anzeige. Gespeichert bleibt stets der vollständige Name, und Dokumente, die eindeutig sein müssen (Schüler- und Klassenberichte, PIN-Karten, Förderempfehlungen, Elternbriefe, sonstige Ausdrucke und PDF-Dateien), enthalten ihn unverändert. Es entfällt dadurch keine Verarbeitung, die für den jeweiligen Zweck erforderlich wäre; die Maßnahme verringert lediglich die Kenntnisnahme durch Unbeteiligte im Raum.
• Beim Einsatz über eine Moodle-LTI-Integration werden notwendige Basisdaten (wie Name und E-Mail) aus dem Moodle-System der Schule über eine sichere Verbindung an SchlauStart übertragen, um eine Anmeldung ohne erneute Passworteingabe (Single Sign-On) zu ermöglichen. Auch hier gilt die automatische Löschfrist.

Hinweis für Lehrkräfte in NRW: Vor dem Einsatz im Unterricht ist die schulische Genehmigung (Schulleitung / behördlicher Datenschutzbeauftragter) einzuholen. Der Einsatz richtet sich nach dem Schulgesetz NRW und der VO-DV I.

SchlauStart bietet einen optionalen, KI-gestützten Lernassistenten an, mit dem Schülerinnen und Schüler beim Lernen Fragen stellen können. Dieser wird nur genutzt, wenn die Lehrkraft ihn freigibt. Beim Einsatz gilt:

• Anonyme Nutzung ohne Anmeldung: Für den Lernassistenten ist kein Login und keine Registrierung erforderlich. Es wird lediglich ein zufälliges, anonymes Erkennungs-Token im Browser des Geräts gespeichert, damit der Gesprächsverlauf am selben Gerät fortgesetzt werden kann. Dieses Token enthält keinen Namen und keine personenbezogenen Daten.
• Keine Abfrage privater Daten: Der Lernassistent ist ausdrücklich so programmiert, dass er niemals nach Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Passwörtern oder anderen privaten Daten fragt. Lediglich der Vorname zur Ansprache darf einmalig erfragt werden – die Nennung ist freiwillig und kann gefahrlos verweigert werden.
• Inhalt der Chat-Nachrichten (Verarbeitung primär in der EU): Damit der Lernassistent antworten kann, werden die vom Kind eingegebenen Lernfragen an einen KI-Dienst übermittelt. Reine Text-Anfragen werden ausschließlich über Mistral AI (Frankreich, EU) verarbeitet – die vom Kind getippten Inhalte verlassen die Europäische Union nicht; ein Ausweichen auf US-Dienste findet für Kinder-Texte nicht statt. Ist der EU-Dienst vorübergehend nicht erreichbar, erhält das Kind eine freundliche Bitte, es etwas später erneut zu versuchen. In allen Fällen werden keine Namens-, Klassen- oder Ergebnisdaten mitgesendet.
• Foto einer Aufgabe (Bild-Auswertung ebenfalls primär in der EU): Sendet ein Kind freiwillig ein Foto der Aufgabe, wird dieses vorrangig über den EU-Dienst „Pixtral" von Mistral AI (Frankreich) ausgewertet – das Bild bleibt dann in der EU. Ist der EU-Dienst vorübergehend nicht erreichbar, wird das Foto nicht automatisch außerhalb der EU verarbeitet. Ob in diesem Fall ersatzweise eine Auswertung über Gemini (USA) erfolgen darf, entscheidet ausschließlich die verantwortliche Lehrkraft vorab über eine dokumentierte Einstellung (Standard: aus; die Entscheidung wird mit Zeitstempel protokolliert) – niemals das Kind selbst. Ist die Einstellung nicht aktiviert, erhält das Kind den Hinweis, seine Frage stattdessen als Text zu stellen.
• Sozial-emotionale Gespräche bleiben ausschließlich in der EU: Wechselt der Assistent in die zuhörende, sozial-emotionale Rolle (Sorgen, Streit, belastende Gefühle), werden diese besonders sensiblen Inhalte ausschließlich über den EU-Dienst Mistral AI (Frankreich) verarbeitet – ohne jeden Ausweich auf US-Dienste. Ist der EU-Dienst kurz nicht erreichbar, erhält das Kind eine freundliche Bitte, es gleich noch einmal zu versuchen.
• Regel-Hinweis vor dem Start: Bevor das Kind den Lernassistenten nutzt, erscheint ein kurzer, kindgerechter Hinweis, der erklärt, dass es niemals Nachnamen, Adresse oder Geheimnisse eingeben soll und hier nur über die Schule gesprochen wird (Privacy by Design).
• Verschiedene Lern-Charaktere: Der Assistent antwortet je nach Fach und Stimmung in einer von mehreren freundlichen Rollen (z. B. für Mathematik, Deutsch, Sachunterricht, Geschichte/Erdkunde, Englisch, Kunst/Musik sowie eine ermutigende Rolle bei Lernfrust). Alle Rollen folgen denselben Sicherheitsregeln.
• Sozial-emotionale Begleitung mit klaren Grenzen: Erkennt der Assistent, dass ein Kind über Sorgen, Streit oder belastende Gefühle spricht, wechselt er in eine ruhige, zuhörende Rolle. Diese stellt keine Diagnosen, gibt keine medizinischen oder psychologischen Ratschläge und ersetzt keine Beratung. Sie ermutigt das Kind stets, mit einer Vertrauensperson (Lehrkraft, Eltern, Schulsozialarbeit) zu sprechen. Spricht ein Kind von einer Gefahr für sich oder andere, weist der Assistent freundlich und deutlich darauf hin, sich sofort an eine erwachsene Vertrauensperson zu wenden, und nennt die kostenlose „Nummer gegen Kummer“ für Kinder und Jugendliche (116 111).
• Kindersicherer Betrieb: Der Assistent bleibt beim Lernthema, fragt selbst keine privaten Daten ab und ignoriert Versuche, ihn zu einer anderen Rolle zu überreden. Private Angaben, die ein Kind dennoch von sich aus schreibt, werden nicht im Lernprofil gespeichert oder wiederholt. Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) statt.
• Schutz-Hinweis an die Lehrkraft (Kindeswohl): Deutet ein Gespräch auf eine seelische Belastung hin (z. B. Krise, anhaltende Niedergeschlagenheit, Prüfungsangst), wird die zuständige Lehrkraft darüber informiert, damit sie das Kind unterstützen kann. Dabei gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Die Lehrkraft erhält zunächst nur einen Hinweis sowie eine kurze, sachliche Zusammenfassung (keine Diagnose); den vollständigen Gesprächsverlauf ruft sie nur bei Bedarf bewusst auf. Diese Zusammenfassung wird ausschließlich bei unserem EU-Anbieter (Mistral AI, Frankreich) erstellt; die Daten verlassen die EU nicht. Rechtsgrundlage ist das überwiegende Interesse am Schutz des Kindeswohls bzw. der Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d und f, Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO). Den Hinweis sieht ausschließlich die zuständige Lehrkraft.
• Speicherung & Löschung: Der Gesprächsverlauf wird zur Fortsetzung des Lernens gespeichert und kann von der Lehrkraft beim Beenden des Schuljahres bzw. über die Löschfunktionen entfernt werden. Da keine Anmeldung erfolgt, sind die Verläufe nur über das anonyme Token des jeweiligen Geräts zugeordnet.
• Missbrauchsschutz: Zum Schutz vor Überlastung und Missbrauch gilt ein Tageslimit an Nachrichten pro Gerät.

SchlauStart stellt der Lehrkraft weitere optionale Werkzeuge für den Unterricht bereit. Auch hier gilt der Grundsatz der Datenminimierung; die Lehrkraft bleibt für die rechtmäßige Verarbeitung von Schülerdaten verantwortlich (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

• Eigene Bilder in Arbeitsblättern: Beim Gestalten eines Arbeitsblattes kann die Lehrkraft ein eigenes Bild einfügen. Kategorie: Bilddatei, die ausschließlich die Lehrkraft selbst auswählt – SchlauStart wertet sie nicht aus, erkennt keine Gesichter und leitet sie an niemanden weiter. Zweck: Illustration des Unterrichtsmaterials (§ 120 Abs. 5 SchulG NRW). Verarbeitung: Das Bild wird bereits im Browser verkleinert und umgewandelt; auf dem Server wird es nicht geöffnet. Es liegt bei unserem EU-Anbieter Scaleway (Frankreich) unter einem Schlüssel, der die Kennung der hochladenden Lehrkraft enthält – damit ein Löschverlangen erfüllbar ist. Abruf: über eine Adresse mit 32-stelligem Zufallsnamen und ohne Anmeldung, weil das Arbeitsblatt gedruckt, per QR-Code an die Klasse gegeben und mit Kolleginnen und Kollegen geteilt wird; die Adresse lässt sich nicht erraten. Aus diesem Grund weist die Oberfläche unmittelbar am Feld darauf hin, keine Fotos hochzuladen, auf denen Kinder erkennbar sind. Speicherdauer: bis das Arbeitsblatt endgültig gelöscht wird – die zugehörigen Bilder werden dabei mitgelöscht.
• Digitale Pinnwand: Die Lehrkraft kann Pinnwände mit Spalten und Karten anlegen und darauf Texte sowie Dateien (z. B. Bilder, PDFs) bereitstellen. Die Inhalte werden ausschließlich von der Lehrkraft eingestellt. Hochgeladene Dateien werden bei unserem EU-Anbieter Scaleway (Frankreich) in einem privaten Speicher abgelegt; in der Datenbank wird dabei nur ein interner, nicht erratbarer Verweis auf die Datei gespeichert, niemals eine öffentliche Adresse. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über kurzlebige, jeweils neu erzeugte Links. Gelöschte Pinnwände werden zunächst in einen Papierkorb verschoben und können von dort endgültig entfernt werden.
• Digitale Tafel (Live-Tafel): Die Lehrkraft kann ein Tafelbild über einen PIN auf einen Beamer übertragen. Verarbeitet werden ausschließlich die von der Lehrkraft erstellten Tafelinhalte (Zeichnungen, Texte, Folien) zur Anzeige in Echtzeit. Es werden hierbei keine personenbezogenen Schülerdaten erhoben.
• Gruppentische: Aus dem Klassenbuch kann die Lehrkraft Arbeitsgruppen bilden und dazu Beobachtungsnotizen sowie Bewertungen (Note 1–6) festhalten. Diese Daten sind klassen- und lehrkraftbezogen getrennt und unterliegen denselben Lösch- und Schutzregeln wie übrige Schülerdaten (siehe Abschnitt 7 und 8).
• Reflexion / Exit-Ticket / Schnellumfrage: Schülerinnen und Schüler können eine kurze Selbsteinschätzung zum Unterricht abgeben oder an einer Schnellumfrage der Lehrkraft teilnehmen (Frage mit zwei bis vier Antwortmöglichkeiten). Die Teilnahme erfolgt anonym und ohne Anmeldung; die abgegebenen Stimmen werden nicht gespeichert, sondern ausschließlich für die Dauer der laufenden Abstimmung im Arbeitsspeicher gehalten und danach verworfen. Die Lehrkraft sieht nur das zusammengefasste Ergebnis, nicht, wer wie gestimmt hat. Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) statt.
• Kalender: Die Lehrkraft kann eigene Termine und Notizen anlegen (z. B. „Ausflug der Klasse 7a“ oder eine Erinnerung zu einem einzelnen Kind). Gespeichert werden Titel, freier Beschreibungstext, Fach, Zeitraum und – sofern die Lehrkraft den Eintrag zuordnet – die betroffene Klasse und/oder das betroffene Kind. Daneben zeigt der Kalender bereits vorhandene Vorgänge auf einer Zeitachse an (fällige Hausaufgaben, Abgaben, eingetragene Noten, abgeschlossene Lernpfade, Klassenarbeiten); diese werden beim Anzeigen aus den jeweiligen Bereichen gelesen und nicht zusätzlich gespeichert. Alle Einträge sind ausschließlich für die Lehrkraft sichtbar, die sie angelegt hat, und unterliegen denselben Lösch- und Schutzregeln wie die übrigen Schülerdaten (siehe Abschnitt 7 und 8).
• Externe Kalender (Abonnement): Die Lehrkraft kann freiwillig die Abonnement-Adresse eines eigenen externen Kalenders (z. B. Untis, iServ, Google Kalender) hinterlegen. SchlauStart ruft diese Adresse dann in ihrem Auftrag ab, um die Termine im Kalender anzuzeigen; es werden keine Daten an den externen Anbieter übermittelt und nichts in den fremden Kalender geschrieben. Die Adresse wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert (sie enthält in der Regel ein Zugriffsmerkmal) und der Lehrkraft nicht erneut vollständig angezeigt. Beim Einrichten bestätigt die Lehrkraft die Nutzungsbedingungen; dieser Nachweis wird in ihrer Personalakte abgelegt. Beim Entfernen des Abonnements wird die gespeicherte Adresse gelöscht. Beim Abruf wird eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter aufgebaut; dabei wird diesem technisch bedingt die IP-Adresse unseres Servers bekannt, nicht die der Lehrkraft.
• Börse / Unterrichtsfächer: In der Börse können Lehrkräfte selbst erstellte Quizze und Unterrichtsmaterialien untereinander teilen und entdecken. Hierbei werden ausschließlich fachliche Inhalte der Lehrkraft verarbeitet; keine Schülernamen, Klassenlisten oder Ergebnisse.
• Schulseite & Bewertungen des Kollegiums: Auf der Schulseite kann jede Lehrkraft SchlauStart für ihre eigene Schule mit 1–5 Sternen und einem freiwilligen Kommentar bewerten. Gespeichert werden die Sternzahl, der Kommentartext, das Datum und – zur Zuordnung der eigenen Bewertung – die interne Konto-ID. Der Name wird nicht mitgespeichert, sondern erst bei der Anzeige aus dem Konto ergänzt; wird das Konto gelöscht, verschwindet er automatisch. Wählt die Lehrkraft „Anonym veröffentlichen“, wird gegenüber anderen kein Name ausgegeben. Bewertungen sind ausschließlich für Lehrkräfte derselben Schule sichtbar; Schülerinnen und Schüler sehen sie nicht. Jede Person hat genau eine Bewertung und kann sie jederzeit ändern oder vollständig löschen (Art. 17 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch freiwillige Abgabe); der Kommentar ist Freitext, personenbezogene Angaben Dritter sollen dort nicht eingetragen werden.
• Lernpool für die Aufgaben-Erstellung: Speichert eine Lehrkraft ein Quiz, werden die darin enthaltenen Fragen zusätzlich in einem internen Beispiel-Pool abgelegt. Bei einer neuen Erstellung legt SchlauStart der KI einige besonders bewährte Fragen desselben Fachs und Themas als Formulierungsbeispiel bei; dadurch werden die erzeugten Aufgaben besser. Dieser Pool ist schulübergreifend. Verarbeitet werden ausschließlich fachliche Inhalte. Namen von Schülerinnen und Schülern werden vor der Aufnahme automatisch gegen die Namensliste des jeweiligen Kontos geprüft und durch den Platzhalter „[Name]“ ersetzt; Bilder, Dateianhänge und Rohdaten werden gar nicht erst übernommen. Fragen, die eine Lehrkraft ersetzt oder löscht, werden in der Auswahl abgewertet und fallen heraus. Zur Herkunftskennzeichnung werden die internen Konto- und Schul-IDs gespeichert – nicht Name oder E-Mail-Adresse. Eine Auswertung nach einzelnen Lehrkräften findet nicht statt und ist technisch nicht vorgesehen.
• Elternsprechtag (Terminvergabe, Gesprächsnotiz): Die Lehrkraft legt einen Sprechtag mit Datum und Zeitraum an; die einzelnen Termine erzeugt SchlauStart daraus. Für die Terminvergabe erhält jedes Kind einen zufällig erzeugten Zugangscode für die Erziehungsberechtigten; dieser ist ausdrücklich nicht die PIN des Kindes und verfällt mit dem Sprechtag. Über eine öffentliche Seite ohne Konto (/e/…) können die Erziehungsberechtigten mit diesem Code eine freie Uhrzeit buchen – und, falls keine der angebotenen Zeiten passt, auf derselben Seite mögliche Zeitfenster angeben; ebenso ihren Termin ändern und absagen. Dieselben Angaben lassen sich auch auf dem abtrennbaren Abschnitt der gedruckten Einladung zurückgeben, damit Familien ohne Internetzugang nicht ausgeschlossen sind. Datenminimierung: Der Server gibt an diese Seite ausschließlich „frei“ oder „belegt“ aus – niemals den Namen einer anderen Familie, keine Noten und keine Angaben zu anderen Kindern. Die Seite setzt keine Cookies, lädt nichts von fremden Servern und enthält keine Zähl- oder Analysewerkzeuge; sie ist von Suchmaschinen ausgenommen. Gespeichert werden Uhrzeit und Zuordnung zum Kind sowie der Name der buchenden Person; Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anliegen sind freiwillig – die Buchung funktioniert ohne diese Angaben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zusätzlich kann die Lehrkraft je Gespräch die Anwesenheit („war da“ / „nicht erschienen“ / noch nicht erfasst) und eine Gesprächsnotiz festhalten und dieser Notiz Dateien anhängen (Bilder, PDF, Word, Text; höchstens 10 MB und zehn Anhänge je Gespräch). Anhänge werden – wie bei der Pinnwand – im privaten EU-Speicher (Scaleway, Frankreich) abgelegt und sind ausschließlich für die Lehrkraft abrufbar, die sie hochgeladen hat. Termine, Codes, Notizen und Anhänge gehören zum jeweiligen Vorgang und werden mit ihm gelöscht (siehe Abschnitt 8). Name und Anschrift der Erziehungsberechtigten werden, soweit für dieses Kind bereits aus einem Fehlzeiten- oder Verwaltungsbrief vorhanden, zur Vermeidung doppelter Eingaben vorbelegt; es entstehen dadurch keine neuen personenbezogenen Daten.
• Noten der Fachlehrkräfte (für das Elterngespräch): Die Klassenleitung kann die Noten der Fachkolleginnen und -kollegen erfassen, die sie für ein Elterngespräch benötigt (§ 120 SchulG NRW, VO-DV I). Erfassung durch Eintippen, durch Einfügen aus einer Tabelle oder durch Abschreiben von einem hochgeladenen Beleg. Diese Angaben werden getrennt von den eigenen Bewertungen der Lehrkraft gespeichert, fließen in keine Durchschnittsberechnung ein und erscheinen in keinem Notenbericht; im Gesprächsprotokoll sind sie als Angaben Dritter gekennzeichnet. Vor dem Speichern eines eingefügten oder erkannten Datensatzes muss die Lehrkraft die Zuordnung zum Kind ausdrücklich bestätigen. Ein hochgeladener Beleg (Foto oder PDF einer Notenliste) wird im privaten EU-Speicher (Scaleway, Frankreich) abgelegt und ist nur für die hochladende Lehrkraft abrufbar. Die Texterkennung erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Server (Tesseract bzw. RapidOCR); es wird keine KI eingesetzt, und es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Angaben und Belege werden mit dem jeweiligen Vorgang gelöscht.
• E-Mail-Versand (Warteschlange): Von SchlauStart versandte E-Mails (z. B. Terminbestätigung und Terminerinnerung beim Elternsprechtag, Einladungen, Hinweise zum Konto) werden vor dem Versand in einer internen Warteschlange abgelegt, damit ein vorübergehend nicht erreichbarer Mailserver nicht zum stillen Verlust der Nachricht führt. Gespeichert werden Empfängeradresse, Betreff und Text sowie der Versandzustand; diese Einträge werden spätestens nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Der Versand erfolgt über den in Abschnitt 5 genannten Mailanbieter. Es werden keine Zählpixel eingesetzt; ob eine Nachricht geöffnet oder gelesen wurde, wird weder erhoben noch gespeichert. Angezeigt wird ausschließlich, ob eine Nachricht an den Mailserver übergeben werden konnte.
• Lautlesezeit (Lese-Übung mit Vorlese-Funktion): Schülerinnen und Schüler können Buchkapitel lesen und sich Textabschnitte mit einer natürlichen Stimme vorlesen lassen. An den Text-zu-Sprache-Dienst (Microsoft) wird dabei ausschließlich der Buch-/Kapiteltext übermittelt – serverseitig, ohne Nutzer-IP und ohne jegliche personenbezogene Daten. Die Buchinhalte selbst liegen in einem privaten EU-Speicher (Scaleway, Frankreich).

Für den sicheren Betrieb und die Erfüllung der Nachweis- und Rechenschaftspflichten (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) führen wir zu jedem Lehrkraft-Konto eine interne, digitale Personalakte („E-Akte“). Sie ist ausschließlich für die Administration bestimmt und für Schülerinnen und Schüler nicht sichtbar.

• Inhalt der E-Akte: Stammdaten des Kontos (Name, E-Mail, zugeordnete Schule, Rolle), Einwilligungshistorie, das automatisch erzeugte, signierte Einwilligungs-Nachweis-PDF, ein Aktivitäts-/Verlaufsprotokoll, die letzten Anmeldungen sowie von der Person übermittelte Support- und Fehlermeldungen. Zusätzlich können administrativ Dokumente (z. B. Verträge, AVV, Schriftverkehr) hinterlegt werden.
• Signierter Einwilligungsnachweis: Beim Akzeptieren der Rechtsdokumente wird automatisch ein Nachweis als PDF erstellt und in der E-Akte abgelegt. Er enthält die akzeptierte Dokumentversion, den Zeitpunkt, einen pseudonymisierten IP-Hash, die Geräte-/Browser-Angabe sowie eine Prüfsumme (SHA-256) als „digitale Signatur“ des Datensatzes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht der Einwilligung).
• Zugriffsprotokoll & Löschsperre: Jeder Aufruf und jeder Download eines Aktendokuments wird protokolliert. Nachweisrelevante Dokumente unterliegen während ihrer Aufbewahrungsfrist einer Löschsperre und bleiben – zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten – auch nach Deaktivierung oder Löschung des Kontos innerhalb der Fristen erhalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.
• Administrative Rollen & abgestufte Freigaben: Der Zugriff auf die Verwaltung ist rollenbasiert. Neben dem verantwortlichen Betreiber (Super-Administrator mit vollem Zugriff) können einzelne Lehrkräfte als Administratoren benannt werden. Deren Zugriff ist auf einzeln freigegebene Bereiche beschränkt; die Freigaben werden individuell vergeben und protokolliert (Grundsatz der geringsten Rechte, Art. 32 DSGVO). Ein Profiling oder eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
• Interne Aufgabenbearbeitung (Ticket-System) – ebenfalls abgestuft: Support- und Fehlermeldungen werden intern als Aufgabe („Ticket“) einer Abteilung zugeordnet und dort bearbeitet. Der Zugriff darauf ist nicht an den Administrator-Status gekoppelt, sondern an einzeln freigegebene Ticket-Funktionen: eigene Tickets bearbeiten, Tickets verteilen bzw. Personen zuweisen, den internen Verlauf einsehen. Die Freigaben werden je Person oder als Standard einer Abteilung vergeben; eine individuelle Einstellung geht dem Abteilungs-Standard vor. Lehrkräfte ohne Team-Zugehörigkeit haben keinerlei Zugriff auf Tickets – für sie existiert der Bereich nicht. Jede Bearbeitung (Übernahme, Statuswechsel, Notiz, Archivierung) wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Ziel ist der Grundsatz der geringsten Rechte (Art. 32 DSGVO): Wer eine Meldung bearbeitet, braucht dafür keinen Verwaltungszugang.
• Bearbeitung einer Meldung im Ticket: Wer ein Ticket bearbeitet, sieht dort die ursprüngliche Meldung im Wortlaut samt technischem Kontext (aufgerufener Bereich, Adresse der Seite, Zeitpunkt) und – sofern die meldende Person eines mitgeschickt hat – den Bildschirmfoto-Anhang. Dieser wird erst auf ausdrücklichen Klick geladen und automatisch gelöscht, sobald die Meldung abgeschlossen ist (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ebenfalls im Ticket erfolgt die Antwort an die meldende Person; diese erreicht sie in ihrem Postfach innerhalb von SchlauStart – ein Versand an Dritte findet nicht statt. Dass geantwortet wurde, wird im Ticket-Verlauf protokolliert. Es gilt derselbe abgestufte Zugriff wie oben; ein Verwaltungszugang ist dafür weder nötig noch vorgesehen.

SchlauStart ist zusätzlich als App für Tablet und Smartphone erhältlich. Sie zeigt dieselbe Anwendung wie der Browser und verarbeitet dieselben Daten auf demselben Weg; ein eigener Datenbestand der App existiert nicht. Für Schülerinnen und Schüler ändert sich dadurch nichts.

• Benachrichtigungen (Push): Erlaubt eine Lehrkraft Benachrichtigungen, vergibt das Betriebssystem des Geräts eine Zustell-Kennung (Google Firebase Cloud Messaging bei Android, Apple Push Notification service bei iOS). Wir speichern zu dieser Kennung nur die Plattform („ios“/„android“), die interne Konto-Nummer und den Zeitpunkt der letzten Meldung – keine Namen, keine Inhalte, keine Schülerdaten. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, die das Gerät beim ersten Start abfragt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie lässt sich jederzeit in den Systemeinstellungen des Geräts widerrufen.
• Löschung der Zustell-Kennung: Sie wird beim Abmelden sofort entfernt, ebenso bei der Löschung des Kontos, und spätestens nach 180 Tagen ohne Lebenszeichen des Geräts. Eine Kennung ist immer nur einem Konto zugeordnet: Meldet sich auf einem gemeinsam genutzten Klassen-Tablet eine andere Lehrkraft an, wechselt die Zuordnung vollständig – die vorherige Lehrkraft erhält von diesem Gerät keine Benachrichtigungen mehr.
• Noch nicht aktiv: Der Versand von Benachrichtigungen ist derzeit nicht in Betrieb. Google bzw. Apple werden erst dann Empfänger von Daten, wenn tatsächlich Benachrichtigungen zugestellt werden; diese Erklärung wird vor der Inbetriebnahme entsprechend ergänzt.
• Geräte-Sperre (Face ID / Fingerabdruck): Optional kann die App beim Zurückkehren eine Entsperrung verlangen. Die Prüfung findet ausschließlich auf dem Gerät statt; biometrische Merkmale werden weder an uns übertragen noch von uns gespeichert.
• Erzeugte Dateien teilen: Ein Arbeitsblatt, eine Präsentation oder eine Liste wird in der App über das System-Menü „Teilen“ weitergegeben. Dieser Vorgang findet auf dem Gerät statt; es verlässt dabei nichts zusätzlich unseren Server.
• App Store und Play Store: Apple bzw. Google verarbeiten beim Herunterladen und Aktualisieren der App eigenverantwortlich Daten (z. B. Konto- und Gerätedaten). Darauf haben wir keinen Einfluss; es gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de